食堂报账不再难

“王科长,我每天手工录入食材要费很多时间和很大精力,从食材录入到食材领用,再到反复核对每天的采购数据、手工登记食材出入库台账,月末还要进行食材盘点,报销的时间又有点紧张,感觉每个月都是焦头烂额的……”2023年6月底,云南省曲靖市师宗县烟草专卖局(分公司)食堂业务经办人员杨睿对财务科科长王树云抱怨道。

每月月末是食堂业务报销和食堂扎账的时候,也是财务部门进行月度账务结算最忙的时候。在基层调研中,基层食堂业务报销问题比较集中,引起了曲靖市烟草专卖局(公司)财务科的注意。怎样才能帮助食堂又快又准地完成报销工作呢?以问题为导向,曲靖市局(公司)财务科牵头,对全市烟草商业系统现有食堂管理流程进行梳理分析,并根据财务、业务部门的使用需求搭建了智慧食堂平台。

该平台以简便快捷的操作方式管理食堂业务,通过线上验收食材,缩短手工录入食材采购单和食材领用单的时间;线上自主交费,实现餐费管理简便化自动化;RPA机器人自动制单推送到财务系统,发起费用报销及月末食堂费用结转。

平台建成后,在师宗县局(分公司)试点应用。“我现在每天只需几分钟就可以把食材录进系统,点点鼠标就能一键领用食材,系统自动生成购进汇总表、领用汇总表和库存盘点表。食材管理一目了然,再也不怕食材线上管理与实际脱节了,还可以看到各个月食堂的收支情况,不用担心算错账,真是省心!”对于智慧食堂平台,杨睿赞不绝口。师宗县局(分公司)生产科科长徐玉平说:“平时微信一点,餐费就到账了。到烟站下乡时,扫码就可以交餐费,用起来很方便。”

近日,在智慧食堂平台的基础上,师宗县局(分公司)办公用品等的报销管理也用上了智慧平台,基层工作效率大大提升,报销准确性和财务安全管控水平得到进一步保障。

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